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合同协议业务管理:合同协议订立审批、编制会审、归口管理等制度

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  第1条 为明确公司合同订立中的各级权限,规范公司合同协议订立行为,加强对合同协议使用的监督,防范和降低因合同协议的签订给公司带来的风险,特制定本制度。

  第2条 规范公司合同协议订立前的拟定、审批及合同订立后的签章工作,以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定,确保合同协议的顺利履行,维护公司的合法权益。

  第3条 本制度所称合同协议指公司与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。

  第4条 本制度适用于公司所有的书面合同协议审批,包括合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。

  第5条 本制度中所称部门是指代表公司洽谈、签订合同协议的各业务、职能部门。

  第6条 本制度中所称业务经办人是合同协议谈判、签订及履行的第一责任人,并有责任保证合同协议最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。

  1.一般性合同协议:合同标的在××万元资金支出或××万元资金收入以下的合同协议。

  2.重大合同协议:合同标的超出××万元资金支出或××万元资金收入的合同协议。

  3.总经理负责公司对外重大合同协议的签章,并审核超出各部门负责人审核权限的合同协议。

  第13条 原则上,在业务谈判、双方达成一致意见后,各部门应尽可能使用公司制定的合同协议格式或部门合同协议文本。

  第14条 法律顾问草拟的合同协议格式应经法务部经理、总经理审核批准后形成正式书面协议,变更程序亦同。

  第15条 各部门草拟的合同协议文本应经法律顾问审查、法务部经理审核、总经理审批后形成正式书面协议,变更程序亦同。

  第16条 业务经办人员与合同协议方拟定的一般性合同协议,须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后订立正式合同协议,变更程序亦同。

  第17条 业务经办人员与合同协议方拟定的重大合同协议,须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、法务部经理审核、总经理审批后方能订立正式合同协议,变更程序亦同。

  1.确保合同协议行为符合国家法律法规,避免公司遭受外部处罚、经济损失和信誉损失,特对合同协议编制前的资格审查、内容谈判和文本拟定进行规范。

  2.为防范和控制合同协议可能的风险,规范公司合同协议的编制行为,加强合同协议编制的监督。

  2.本制度适用于公司各类格式合同协议、部门合同协议文本的制定,以及对业务经办人员与合同协议对方拟定的合同协议的会审。

  第3条 本制度所称会审,指合同协议在拟稿以后,正式生效之前,由合同协议关键条款涉及的其他专业部门(如技术、财务、审计等相关部门)会同公司法务部对合同协议文本进行审核。

  公司应对合同标的物的生产商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证,掌握市场情况,合理选择合同协议对方。

  1.公司应当对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查。

  2.对于重大合同协议或法律关系复杂的合同协议,公司应当指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判,必要时可以聘请外部专家参与。对于谈判过程中的重要事项应当予以记录。

  3.对于合同协议方,公司应确定其是否具有合同协议的履约能力和独立承担民事责任的能力,并查证对方签约人的合法身份和法律资格。

  1.合同协议编制内容至少应该包含以下条款:合同编号、日期、合同内容、合同范围、双方的权利和义务、协议期限、支付数额、支付方式、违约责任和不可抗力条款等。

  4.协议期限、支付数额和支付方式条款要详细具体的说明,确保合同的有效履行。

  5.违约责任条款第一不要遗漏,第二要全面,第三幅度可以高,但不要太高,因为太高导致条款无效,失去约束力。

  1.在磋商过程中,电子邮件、传真或口头等方式协商的合同协议,最后应以签订正式合同确认书为准。

  2.为避免合同协议风险,即使通过传真、信件、电报、电子邮件书面方式协商一致的,最后应集中归纳到一份纸面合同上,避免电子证据(电子邮件、电子数据、传线条 合同协议的编制要求

  2.重大合同协议或特殊合同协议应当由公司的法律部门参与起草,必要时可聘请外部专家参与起草。

  3.由对方起草的合同协议,公司应指定专人认真审查合同协议,确保合同协议内容准确。

  4.国家或行业有示范合同协议文本的,公司可以优先选用,但在选用时,对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查,并根据公司的实际需要进行修改。

  1.各部门负责人根据部门合同文本的业务范围,起草部门业务合同文本,并递交给法律顾问进行审核。

  3.各部门负责人根据法律顾问出具的书面意见,修改合同文本,并递交给上级主管进行审核、审批。

  4.各部门负责人将重新修改后的合同文本递交给法律顾问、法务部经理、总经理审核、审批后,各部门负责人根据审核、审批的意见编制正式的合同文本。

  1.法律顾问会同各部门起草公司格式合同协议、各部门拟定本部门合同协议文本以及业务经办人与合同协议对方拟定合同协议的,分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同协议在会审过程中的传递。

  2.合同协议拟定者须按公司规定在《合同会审单》上填写合同会审部门及人员名称。

  3.合同协议拟定者负责合同连同《合同会审单》在整个会审过程的传递,直到合同协议盖上合同专用章后结束。

  1.法务部主要负责对合同协议对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。

  2.技术部主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准(产品质量、卫生防疫等)、公司技术标准等进行审查。

  4.法务部和财务部负责违约责任条款的审查,包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。

  1.合法性。包括合同协议的主体、内容和形式是否合法、合同协议订立程序是否符合规定、会审意见是否齐备、资金的来源、使用及结算方式是否合法和资产动用的审批手续是否齐备等。

  3.可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力、是否具备签约资格、担保方式是否可靠和担保资产权属是否明确等。

  4.严密性。包括合同协议条款及有关附件是否完整齐备、文字表述是否准确、附加条件是否适当合法、合同协议约定的权利义务是否明确和数量、价款、金额等标示是否准确。

  第13条 参与合同协议会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作。

  第14条 会审人员应对合同协议中相关内容认真仔细审查,发现疑问之处,应及时与合同协议拟定部门进行沟通。

  第15条 会审中发现合同协议中确有不妥之处的,应责成合同协议拟定部门修改或重拟,直至确认合同无误。

  第17条 根据法律规定及公司需要,会审通过后的合同协议文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案。

  第18条 会审通过的合同协议报总经理审批后,应统一进行分类连续编号,并由合同档案管理人员专人保管。

  第2条 本制度适用于公司所有对外签订各项合同协议,包括修改合同备忘录或合同的补充协议。

  第4条 凡涉及财务收支的经济合同由财务部负责管理,其中包括购货合同、销货合同、技术合同(复印件)、贷款合同等。

  第5条 凡涉及劳动管理的合同,由人力资源部负责管理。如劳动保险合同、聘用合同、培训合同等。

  1.技术类合同交两份,由行政部负责到试验区技术市场登记,同时交行政部—财务部一份(复印件)。

  为监督合同的有效履行,及早发现违约情况,避免或减少因违约或纠纷给公司带来的损失,特制定本制度。

  本制度适用于公司所有合同在履行中出现的违约、不能履约和延迟履约等行为的处理。

  第3条 公司应指定专人对合同履行情况进行实施追踪并及时向上级负责人汇报。

  第4条 合同协议到期时,应及时与对方办理相关清结手续,结束权利义务关系。

  1.因合同有不公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形的,合同协议归口管理部门应负责处理。

  2.因合同无法履行,给公司造成极大经济损失的,公司可以请求仲裁机构或法院对原合同予以变更或解除。

  第6条 公司应当按照相关内部控制规定成立或指定独立合同审查部门,确保合同协议有效履行。

  第8条 凡未按合同协议条款履约的,或应签订书面合同而未签订的,或验收未通过的业务,财务部门有权拒绝付款。

  第10条 变更或解除合同的审核程序与合同协议订立前的审核程序相同,解除合同协议还应当报有关部门办理注销手续。

  第1条 为监督合同协议的有效履行,及早发现违约情况,以避免或减少因违约或纠纷给公司带来的损失,保障本公司合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及公司相关规定,制定本办法。

  第3条 合同协议签订后进入执行阶段,业务经办人员应随时跟踪合同协议的履行情况,发现合同协议对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的,或公司自身可能无法履行或延迟履行合同协议的,应及时报告领导处理。

  继续履行合同是违约对方必须承担的法律义务,也是本公司享有的法定权利。不论违约对方是否情愿,只要存在继续履行的可能性,本公司有权要求违约对方继续履行原合同约定的义务。

  合同协议对方违约,本公司可按照合同协议约定及《中华人民共和国担保法》向对方收取定金作为债权的担保。对方履行债务后,可将定金抵作价款或者收回,违约方不履行约定债务的,无权要求返还定金。

  合同协议对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定,给本公司造成损失的,本公司有权提出索赔,具体赔偿金额可由业务经办部门会同法律顾问与合同协议对方协商确定。

  第5条 公司自身违约的,业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法后,以书面形式上报总经理,经批准后承担相应责任、履行有关义务。

  第6条 合同协议履行过程中发生纠纷的,业务经办人员应在规定时效内与合同协议对方协商谈判,并及时报告主管领导。

  第7条 经双方协商达成一致意见的,双方签订书面补充协议,由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。

  第8条 合同协议纠纷经协商无法解决的,应依合同协议约定选择仲裁或诉讼方式解决。

  第9条 公司法律顾问会同相关部门研究仲裁或诉讼方案,报总经理批准后实施。

  第10条 纠纷处理过程中,任何部门或个人未经授权,不得向合同协议对方做出实质性答复或承诺。

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